Wissenswertes und Verhaltensknigge zur neuen Kassen-Nachschau

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Wissenswertes und Verhaltensknigge zur neuen Kassen-Nachschau

Seit 1. Januar 2018 kann es tatsächlich passieren, dass ein Prüfer des Finanzamts einem Ihrer Mandanten einen Überraschungsbesuch abstattet und dabei die Überprüfung der Kassendaten vornimmt. Die Rede ist von der neu eingeführten Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung. In der Praxis stellen sich Fragen wie „Wann muss ein Unternehmer mit einer Kassen-Nachschau rechnen?“ oder „Wie sollen sich der Unternehmer und der Steuerberater während einer Kassen-Nachschau verhalten?“. Wir haben die Antworten auf diese Fragen.

1. Wann muss ein Unternehmer mit einer Kassen-Nachschau rechnen?

Die Kassen-Nachschau wird vor allem bargeldintensive Betriebe treffen, also Betriebe, bei denen die Kunden ausschließlich bar bezahlen und vom Unternehmer eine Kasse benutzt wird. Die Kassen-Nachschau müssen nicht nur Unternehmer fürchten, die elektronischen Registrierkassen oder PC-Kassen nutzen, sondern auch Unternehmer mit offenen Ladenkassen.

Die Kassen-Nachschau kommt insbesondere in folgenden Fällen in Betracht:

Im Vorfeld einer Außenprüfung: Ist in den nächsten Monaten oder Jahren eine Außenprüfung bei einem bargeldintensiven Unternehmen geplant, sollen durch den unangekündigten Besuch des Prüfers Manipulationen entgegengewirkt werden. Es können also nicht mehr kurz vor der Außenprüfung unbemerkt die Kassendaten „geschönt“ werden.

praxis-tipp.pngPRAXIS-TIPP: Sie können übrigens ganz einfach bestimmen, ob bei Ihrem Mandanten in absehbarer Zeit eine Außenprüfung und damit verbunden auch eine Kassen-Nachschau stattfinden werden. Aufschluss geben die Einkommen-, Körperschaft- oder Gewerbesteuermessbescheide. Steht im Betreff dieser Bescheide „Der Bescheid ergeht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.“ und finden Sie in den Erläuterungstexten keine Begründung, plant das Finanzamt eine Prüfung vor Ort.

Risikomanagement: Die Kassen-Nachschau kann aber sogar einen positiven Effekt haben. Denn stellt sich nach einer Kassen-Nachschau heraus, dass die Kassenführung nicht zu beanstanden ist, kann das Finanzamt auf eine eigentlich geplante Betriebsprüfung verzichten. Die Kassen-Nachschau kann somit also im Rahmen des bloßen Risikomanagements des Finanzamts erfolgen.

Belastendes Kontrollmaterial: In den Finanzämtern gehen immer wieder anonyme Anzeigen ein, bei denen fehlerhafte Rechnungen oder Beobachtungen zu Kassenmängeln bei Unternehmen mitgeteilt werden. Gehen für ein Unternehmen vermehrt solche Mitteilungen ein, wird das Finanzamt im Rahmen einer Kassen-Nachschau vor Ort nach dem Rechten sehen.

link.pngVerhaltensknigge mit Empfehlungen zur Kassen-Nachschau für Steuerberater

2. Wie sollen sich Unternehmer und Steuerberater bei einer Kassen-Nachschau verhalten?

Sie sollten das Thema Kassen-Nachschau unbedingt zu Ihrem Beratungsschwerpunkt machen. Besprechen Sie mit Ihrem Mandanten, wie er sich verhalten sollte, wenn tatsächlich eines Tages ein Steuerprüfer unangekündigt auftaucht und Ihre Kasse prüfen möchte. Händigen Sie ihm einen schriftlichen Notfallplan aus (siehe Checklisten). Zu unterscheiden sind bei diesem Verhaltensknigge zwei Szenarien:

  • Ohne Beratung: Der Unternehmer signalisiert, dass er für die Kassen-Nachschau auf eine steuerliche Betreuung durch Sie verzichten möchte, wenn ausreichend qualifiziertes Personal am Tag des Überraschungsbesuchs da ist, das dem Prüfer die gewünschten Auskünfte geben und die geforderten Unterlagen aushändigen kann.
  • Mit Beratung: Der Unternehmer bevorzugt es, dass eine mögliche Kassen-Nachschau von Anfang bis zum Ende durch Sie oder einen Mitarbeiter Ihrer Kanzlei betreut wird.

praxis-tipp.pngPRAXIS-TIPP: Sie sollten dem Unternehmer in dem Beratungsgespräch dringend empfehlen, die Kassen-Nachschau – sollte denn eine stattfinden – unbedingt von Ihnen begleitet werden soll. Das erleichtert zum einen die folgenden Diskussionen mit dem Finanzamt bei festgestellten Kassenmängeln. Zum anderen garantieren Sie Ihrem Mandanten eine Abschirmwirkung gegen den Prüfer. Oftmals führen nämlich unbeabsichtigte, steuerlich laienhafte Bemerkungen von Unternehmen oder von Personal zur Aufdeckung von Fehlern in der Kassenführung.

Händigen Sie Ihrem Mandanten unsere beiden Checklisten aus, die ihm für beide Szenarien einen steueroptimalen Verhaltensknigge an die Hand geben.

link.pngCheckliste Notfallplan zur Kassen-Nachschau für Unternehmer mit steuerlicher Beratung

link.pngCheckliste Notfallplan zur Kassen-Nachschau für Unternehmer ohne steuerliche Beratung

Verhaltensknigge bei Kassen-Nachschau ohne Betreuung durch Steuerberater

Möchte ein Mandant aus welchen Gründen auch immer während einer Kassen-Nachschau keine steuerliche Betreuung, empfiehlt sich folgendes Verhalten:

  • Er sollte sich den Ausweis des Prüfers und den Prüfungsauftrag für die Kassen-Nachschau aushändigen lassen und gegebenenfalls die Kontaktdaten des Prüfers notieren.
  • Dem Prüfer sollte qualifiziertes Personal als Auskunftspersonen benannt werden. Allen anderen Mitarbeitern sollte untersagt werden, auf Anfragen des Prüfers zu antworten.
  • Der Unternehmer sollte den Prüfer darum bitten, seine Prüfungsanfragen schriftlich zu formulieren.
  • Es sollte notiert werden, welche Unterlagen dem Prüfer ausgehändigt wurden. Diese Notiz sollte von dem Prüfer unterschrieben werden.

Prüfungsfeststellungen sollten stets schriftlich verlangt werden. Nur so können dann zusammen mit Ihrer steuerlichen Fachkompetenz Gegenargumente gefunden werden.

praxis-tipp.pngPRAXIS-TIPP:Bei einer Kassen-Nachschau darf der Prüfer des Finanzamts niemals Geld vom Unternehmer für eventuelle Steuernachzahlungen fordern. Sollte also Geld vom Unternehmer gefordert werden, handelt es sich bei dem vermeintlichen Finanzamtsprüfer in Wirklichkeit um einen Betrüger, der die Unwissenheit bei einer Kassen-Nachschau und die Ängste des Unternehmers ausnutzt. Solche Fälle hat es schon bei Einführung der Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschau gegeben. Bei Geldforderungen für Steuernachforderungen während einer Kassen-Nachschau sollte umgehend die Polizei verständigt werden.

Verhaltensknigge bei Kassen-Nachschau bei Betreuung durch den Steuerberater

Sollte Ihr Mandant sich für die steuerliche Betreuung durch Ihre Kanzlei bei einer Kassen-Nachschau entscheiden, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
  • Der Unternehmer sollte den Prüfer des Finanzamts eintreten lassen.
  • Gleichzeitig sollte ihm jedoch mitgeteilt werden, dass Unterlagen nur im Beisein des Steuerberaters ausgehändigt werden. Er sollte um Geduld bis zum Eintreffen des Steuerberaters gebeten werden.
  • Der Unternehmer sollte Sie umgehend anrufen, damit Sie selbst oder einer Ihrer Kollegen die Kassen-Nachschau von Anfang bis Ende begleitet.

praxis-tipp.pngPRAXIS-TIPP:Oftmals befürchten Unternehmer, dass die Betreuung der Kassen-Nachschau durch den Steuerberater sehr teuer werden könnte. Auch dieses Thema sollte bei der Beratung zur Kassen-Nachschau besprochen werden. Weisen Sie darauf hin, dass eine Kassen-Nachschau vor Ort in der Regel nur wenige Stunden dauern wird und überschlagen Sie, welche Beratungshonorare bei der Kassen-Nachschau auf den Unternehmer zukommen können.

Autor des Artikels ist Bernhard Köstler, Journalist und Fachbuchautor im Bereich Steuern.

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