Notwendige Beweiserhebung hinsichtlich der Dokumentationsunterlagen zu einem PC Kassensystem

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Notwendige Beweiserhebung hinsichtlich der Dokumentationsunterlagen zu einem PC Kassensystem

Beschluss des BFH vom 23.02.2018 – Az. X B 65/17 zu Dokumentationsunterlagen zu einem PC Kassensystem

Leitsatz

Behauptet ein Steuerpflichtiger, dass das von ihm genutzte PC-Kassensystem die gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO aufzubewahrenden Organisationsunterlagen zur Kassenprogrammierung vollständig speichert und beantragt er, über diese Behauptung u.a. durch Vorlage der entsprechenden Datenbank, durch Einholung eines Sachverständigengutachtens sowie durch die Zeugenaussage eines Vertreters des Kassenherstellers Beweis zu erheben, handelt es sich nicht um einen unzulässigen Ausforschungsbeweis, sondern um einen erheblichen Beweisantrag.

Die gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO aufzubewahrenden Organisationsunterlagen zur Kassenprogrammierung können gemäß § 147 Abs. 2 AO auch auf Datenträgern aufbewahrt werden.

Stützt das FG die von ihm angenommene Schätzungsbefugnis auf einen formellen Mangel der Buchführung oder der Aufzeichnungen, muss es Feststellungen dazu treffen, welches Gewicht dieser Mangel hat.

Sachverhalt

Der Kläger betrieb zwei Friseursalons. Die Bareinnahmen erfasste dieser über eine PC-Kassensoftware. Die Kasse zeichnet Einnahmen einzeln auf und speichert diese. Zudem ist die Kasse speziell auf die Bedürfnisse des Friseurbereichs angepasst, sodass diese auch über Funktionen wie die Erstellung von Kundenkarteien und Terminverwaltungen verfügt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung wurde seitens des Betriebsprüfers die Ordnungsmäßigkeit der Kasse versagt, da unter anderem die Kassenberichte nicht fortlaufend nummeriert seien und Löschungen im Kassensystem nicht ausreichend nachvollzogen werden können. Programmierprotokolle zum Kassensystem wurden zur Nachvollziehbarkeit jedoch nicht vorgelegt. Seitens des Finanzamtes wurde eine Hinzuschätzung vorgenommen und die entsprechenden (Einkommens-, Umsatz- und Gewerbesteuermessbetrags-) Bescheide geändert. Hiergegen wendete sich der Kläger und berief sich darauf, dass die ausgedruckten Kassenberichte nicht mit Tagesabschlussberichten einer Registrierkasse vergleichbar sein und sein Kassensystem Einzelaufzeichnungen aller Erlöse vornehmen und speichern würde. 

Dies könne durch Vorlage der Datenbanken nachgewiesen werden. Zudem sei das Kassensystem laut Kläger nicht manipulierbar und nur nach Vorgabe des Kassenherstellers genutzt/programmiert worden, sodass keine Schätzungsbefugnis seitens des Finanzamtes bestehen würde. Dabei berief sich der Kläger auf das am 25.03.2015 ergangene BFH Urteil zur Schätzungsbefugnis des Finanzamtes.

Das Finanzgericht in Münster ließ daraufhin ein Sachverständigengutachten bezüglich der Frage der Manipulierbarkeit der Kasse erstellen. Das Gutachten zu der Kasse ergab, dass das verwendete Kassensystem zwar aufgrund der Verknüpfungen mehrerer Datenbanken grundsätzlich schwierig zu manipulieren sei, jedoch durch geschultes Personen mit entsprechendem Know How oder unter Einsatz weiterer Programme möglich sei. Für die begutachtete Kassensoftware konnte der Sachverständige keine Manipulationen feststellen. Der Kläger stellte daraufhin Beweisanträge über die Einbeziehung der elektronisch gespeicherten Kassen-Daten und Dokumentationsunterlagen; dem Antrag wurde nicht gefolgt. Aufgrund des Gutachtens wurde seitens des FG Münster die grundsätzliche Schätzungsbefugnis anerkannt, da die fehlenden Programmierprotokolle bei einem bargeldintensiven Betrieb einen formellen, gewichtenden Mangel darstellen. Solche Unterlagen seien nicht nur bei Registrierkassen sondern auch bei einer PC Kasse aufzubewahren. Auch seien keine Programmierprotokolle – weder in Papierform noch in elektronischer Form- vorgelegt worden und sporadische Bildschirmausdrucke aus der Datenbank reichen nach Ansicht des FG nicht aus. Zwar eröffne die Kasse laut Gutachten hier keine (direkte) Manipulationsmöglichkeit, dies genüge als Beweis hier nicht aus und heilt nicht die formellen Aufbewahrungsmängel. Die Hinzuschätzung wurde seitens des FG jedoch in Hinblick auf die Höhe auf 7,5 % der erklärten Umsätze begrenzt. 

Aus den Entscheidungsgründe des BFH

Der BFH sieht die Sachaufklärungspflicht seitens des FG als verletzt an, da das FG keine weiteren Aufklärungen darüber geführt und Beweise hat, ob im verwendeten Kassensystem des Kläger steuerlich relevante Daten in der Programmdokumentation gespeichert worden sind. Eine solche Programmierdokumentation könne auch in Datenformat vorgelegt werden. Zudem sei durch beispielhafte Bildschirmausdrucke durch den Kläger dargelegt worden, dass das Kassensystem steuerlich erhebliche Daten tatsächlich speichert und der Beweisantrag des Klägers damit von Relevanz für die Entscheidung des FG. Entsprechende Beweise zur Ordnungsmäßigkeit können durch die Vorlage der Programmdokumentation als Datenbank, erneuter Einholung eines Sachverständigengutachtens oder Vernehmung der Kassenprogrammierer/Aufsteller als Zeugen geführt werden. Zudem wird seitens des BFH klargestellt, dass das Urteil X R 20/13 vom 25.03.2015 zu Registrierkassen einfacherer Bauarten nicht uneingeschränkt auf PC Kassensysteme übertragbar sei, die dem Grunde nach frei von Manipulationsmöglichkeiten sind. Jedoch sei es zutreffend, dass bisher ungeklärt sei, inwieweit das Urteil zu Registrierkassen ebenfalls auf PC Kassensysteme (die nur mit viel Aufwand manipulierbar seien) übertragbar ist. Der BFH verweist außerdem auf den Beschluss des 11. Januar 2017, wobei es beim Fehlen von Dokumentationsunterlagen zur Programmierung möglich ist, geeignete Ersatzunterlagen zur Programmierung des Kassensystems vorzulegen.

Die Streitsache wurde aufgrund dessen an das FG zurückgewiesen. Das Verfahren und die Beurteilung des BFH könnte vor allem in Hinblick auf die Vorlage von Programmierdokumenten und steuerlich relevanten Daten für PC- Kassen von Bedeutung sein.

link.pngBundesfinanzhof Beschluss vom 23.2.2018, X B 65/17

link.pngBundesfinanzhof Urteil vom 25.3.2015, X R 20/13

link.pngFG Münster v. 29.03.2017 – 7 K 3675/13 E,G,U

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