Keine Angst vor einer steuerlichen Betriebsprüfung

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Keine Angst vor einer steuerlichen Betriebsprüfung

Auch vor Zahnärzten macht das Finanzamt mit seinen steuerlichen Prüfungen keinen Halt. Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, Lohnsteuer-Außenprüfungen oder Betriebsprüfungen können bei Ihnen durchgeführt werden. Nicht selten löst eine Prüfungsanordnung Unbehagen aus und es schießt Ihnen die eine oder andere Frage durch den Kopf. Warum wird ausgerechnet meine oder unsere Praxis geprüft? Kommt es zu Steuernachzahlungen? Was will der Prüfer überhaupt prüfen? Dieser Beitrag wird Ihnen einige Ihrer Fragen beantworten.

Icon GlühbirneWieso wird meine Praxis geprüft?

Sicherlich kann man hinter jeder Betriebsprüfung des Finanzamts den bösen Willen eines Dritten vermuten. Nicht selten sind die Gründe für eine Betriebsprüfung doch eher trivial. Erzielen Sie beispielsweise mit Ihrer Praxis oder Praxisgemeinschaft Umsatzerlöse 5.2 Mio. EUR oder einen steuerlichen Gewinn von mehr als 650.000 EUR, so gelten Sie beim Finanzamt als sogenannter Großbetrieb. Das bedeutet, dass Sie der permanenten Betriebsprüfung unterliegen. Das Finanzamt wird also aus diesem Grund regelmäßig Prüfungen bei Ihnen durchführen.
Bei Zahnartpraxen, die unter die obigen Grenzen fallen, kann eine einfache Zufallsauswahl der Grund für eine Prüfung sein. Natürlich gibt es auch Fälle, in denen der Sachbearbeiter des Finanzamts eine Prüfung auslöst. Dies ist nicht selten dann der Fall, wenn aus seiner Sicht Unregelmäßigkeiten in der Gewinnermittlung zu finden sind. Seltener sind die Anrufe besorgter Bürger, die aufgrund des Sportwagens vor der Praxis und des Einfamilienhauses Unregelmäßigkeiten vermuten.

So erfahren Sie von der Prüfung

Praxishinweis
In aller Regel ruft der Prüfer aus praktischen Gründen bereits vor Erlass der Prüfungsanordnung an, um die wesentlichen Daten, wie den Ort und Beginn abzustimmen.

Es klingelt, sie öffnen, vor der Tür steht unverhofft der Betriebsprüfer. Nein, so läuft keine Betriebsprüfung ab. Grundsätzlich erhalten Sie vor dem Beginn einer Betriebsprüfung eine Prüfungsanordnung. Aus dieser Anordnung können Sie entnehmen:

  • den Prüfungszeitraum (Jahre die geprüft werden),
  • den Beginn der Prüfung,
  • die zu prüfenden Steuerarten,
  • den Ort der Prüfung,
  • den Namen des Prüfers.

Prüfungsort
Die Prüfung soll nach Möglichkeit in den Praxisräumen durchgeführt werden. Dies ist aber nur selten möglich. Haben Sie keinen Raum, wird der Prüfer die Prüfung an Amtsstelle vornehmen. Sie können aber auch vorschlagen, dass die Prüfung in der Kanzlei des Steuerberaters durchgeführt wird. Die Prüfungsgebühren des Beraters tragen allerdings Sie.

Mit der Prüfungsanordnung verbunden ist auch der Hinweis, wie Sie Ihre elektronischen Daten für die Prüfung aufbereiten sollen. Haben Sie einen Empfangsbevollmächtigten (z. B. einen Steuerberater), so erhält dieser die Prüfungsanordnung.
Ist die Prüfungsanordnung eingegangen, ohne dass Ort und Datum vorher abgesprochen wurden, sollten Sie umgehend folgende Dinge tun:

  • Informieren Sie Ihren Steuerberater, falls dieser nicht Empfangsbevollmächtigter!
  • Informieren Sie bei bestehenden Praxisgemeinschaften im Zusammenhang mit den Sonderbetriebsvermögen alle weiteren Steuerberater der Gesellschafter!
  • Prüfen Sie, ob die Betriebsprüfung zum angegebenen Termin überhaupt durchgeführt werden kann (z. B. Praxis hat Betriebsferien). Falls nicht, muss eine Verschiebung beantragt werden.
  • Prüfen Sie, ob die Prüfung an dem angegebenen Ort durchgeführt werden kann (z. B. Praxisräume). Sollte dies nicht möglich sein, so müssen Sie eine Ortsverschiebung beantragen.

Ein Antrag auf Verschiebung hört sich formeller an, als er wirklich ist. In den meisten Fällen reicht ein Telefonat mit dem Prüfer. Sollte sich der Prüfer nicht auf eine begründete Verschiebung einlassen wollen, können Sie gegen die Prüfungsanordnung einen Rechtsbehelf einlegen.

Diese Punkte sind für den Prüfer immer interessant

Jeder Prüfer hat hier und dort seine Prüfungsschwerpunkte. Diese ergeben sich in vielen Fällen aus den eigenen Prüfererfahrungen, aber auch aus Branchenabhandlungen der Betriebsprüfer, die jedem Prüfer zur Verfügung stehen. Folgende Punkte sind regelmäßig Inhalt einer Betriebsprüfung:

  • Praxisübertragungen sowie Ein- und Austritte von Gesellschaftern aus bestehenden Praxisgemeinschaften
  • die Sonderbetriebsvermögen, Sonderbetriebseinnahmen und -ausgaben einzelner Gesellschafter bei Praxisgemeinschaften
  • private Pkw-Nutzung von betrieblichen Fahrzeugen durch Sie und Ihre Mitarbeiter
  • die Ernsthaftigkeit bei bestehende Ehegattenarbeitsverhältnissen
  • Sachzuwendungen an Dritte (z. B. Geschenke)
  • Sonderzuwendungen an Arbeitnehmer
  • Abschreibungen des Anlagevermögens
  • Anwendung der Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 und Nr. 14a UStG
  • umsatzsteuerliche Behandlung von Laborleistungen
  • umsatzsteuerlicher Vorsteuerabzug
  • Honorare für „Individuelle Gesundheitsleistungen“ (IGeL)
  • umsatzsteuerliche Behandlung von Honoraren für Gutachten

Diese Pflichten haben Sie gegenüber dem Prüfer

Die Prüfungsanordnung ist nicht nur ein Verwaltungsakt, aus dem die Daten zu Prüfung hervorgehen; sie löst auch Pflichten aus, die Sie als „Prüfling“ zu erfüllen haben. Und das sind sie:

  • Sie müssen dem Prüfer jederzeit Auskünfte erteilen und Fragen beantworten. Natürlich müssen Sie das nicht persönlich tun. Sie können auch einen vertrauten Mitarbeiter oder Ihren Steuerberater damit beauftragen.
  • Sollte die Prüfung in Ihren Praxisräumen durchgeführt werden, müssen Sie dem Prüfer einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.
  • Elektronische Unterlagen müssen sichtbar und lesbar gemacht werden, wenn der Prüfer dieses verlangt.
  • Der in der Prüfungsanordnung angegebene Datenzugriff (direkt, mittelbar, Datenträger) ist zu gewähren.

Elektronische Daten
Da Ihre Buchführungsdaten heutzutage elektronisch geprüft werden, ist es Ihre Aufgabe, die Daten so zu organisieren, dass dem Prüfer „nur“ die für die Be-steuerung relevanten Daten zugänglich gemacht werden (FG Rheinland-Pfalz vom 20.1.2005, 4 K 2167/04). Ein Mittel wären beispielsweise Zugriffsberechti-gungskonzepte. Sprechen Sie hier mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Steuerberater.

Wie verhält es sich mit dem Schutzbedürfnis der Patientendaten

Grundsätzlich ist der Prüfer nach § 30 AO verpflichtet, das Steuergeheimnis zu wahren. Dies umfasst auch die Daten Ihrer Patienten. Zusätzlich besteht aber noch ein Auskunftsverweigerungsrecht. So dürfen Sie bei einer Prüfung der Belange Ihrer steuerlichen Pflichten die Vorlage der von Ihnen geführten Patientenkartei zwecks Einsichtnahme durch den Prüfer insoweit verweigern, als darin Eintragungen enthalten sind, auf die sich Ihr Recht zur Auskunftsverweigerung nach § 102 Abs. 1 Nr. 3c AO erstreckt. Also, Informationen Ihrer Patienten. Nur im berechtigten Zweifel an der Richtigkeit Ihrer steuerlichen Angaben, kann das Finanzamt von Ihnen verlangen, dass Sie in geeigneter Form Auszüge und Zusammenstellungen über die einzelnen Besuche und sonstigen Leistungen aus der Patientenkartei mit Namensangaben zur Nachprüfung fertigen. Die hier zu machenden Angaben beziehen sich aber nur auf die finanzielle Abrechnung.

Sie haben auch Rechte

Sie haben während einer Betriebsprüfung nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte. Hierzu gehört, dass der Prüfer Sie regelmäßig über den Stand der Prüfung und seine Prüfungsfeststellungen informiert. Ob und wie oft solche Zwischenbesprechungen stattfinden, hängt in den meisten Fällen von der Länge der Prüfung ab. Es gibt hierzu keine besonderen Vorgaben. Hat der Prüfer seine Prüfungshandlungen eingestellt, so haben Sie ein Recht auf das Abhalten einer Schlussbesprechung. An der können Sie und/oder Ihr steuerlicher Berater teilnehmen. Wurden keine Zwischenbesprechungen durchgeführt, muss der Prüfer Ihnen rechtzeitig vor der Schlussbesprechung seine Prüfungsfeststellungen zukommen lassen. Als rechtzeitig gilt ein angemessener Zeitraum, der es Ihnen oder Ihrem Steuerberater möglich macht, die vom Prüfer dargestellte Rechtsauffassung zu überprüfen. Das Ergebnis einer Schlussbesprechung ist nicht bindend. Haben Sie bei der Besprechung einer steuerlichen Würdigung zugestimmt, haben aber dann doch noch Bauchschmerzen, ist ein Rechtsbehelf gegen den späteren Steuerbescheid bis zum Ablauf der Rechtsbehelfsfrist möglich. Nach der Schlussbesprechung muss der Prüfer einen schriftlichen Betriebsprüfungsbericht erstellen und Ihnen zukommen lassen. Der Betriebsprüfungsbericht muss alle getroffenen Feststellungen des Prüfers und deren steuerlichen Auswirkungen enthalten. Ist eine Prüfung ohne Feststellungen des Prüfers verlaufen, so haben Sie Anspruch darauf, dass die Vorbehalte der Nachprüfung (§ 164 AO) aller Bescheide des Prüfungszeitraums aufgehoben werden.

Ausrufezeichen-braun.pngFazit

Eine Betriebsprüfung ist klar geregelt, Rechte und Pflichten sind bekannt, die Prüfungsinhalte ähneln sich in der Regel. Auf eine Betriebsprüfung können Sie sich vorbereiten bzw. im Idealfall bereits im Vorfeld Ihre Praxis entsprechend aufstellen und organisieren. Dann ist jegliche Sorge unbegründet!