Im zweiten Anlauf: BMF veröffentlicht die Änderungen zu den GoBD 

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Im zweiten Anlauf: BMF veröffentlicht die Änderungen zu den GoBD 

Im Juli 2019 hatte das BMF bereits die Neufassung der GoBD auf seiner Internetseite präsentiert, kurz darauf jedoch wieder zurückgezogen. Nun veröffentlicht das BMF die geänderten GoBD am 28.11.2019 erneut. Sie lösen die Regelungen aus dem Jahr 2014 ab und treten ab dem 01.01.2020 in Kraft.
Die Neuregelungen waren aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung in den Betrieben und einiger Anwendungsfragen aus der Praxis erforderlich geworden. Im Vorfeld erfolgte eine Abstimmung mit Vertretern aus Verbänden und Wirtschaft.

Cloud-Lösungen sind akzeptiert

Nach Randziffer (RZ) 20 der neuen GoBD kommt es nicht darauf an, ob die im Unternehmen genutzten Datenverarbeitungssysteme vom Steuerpflichtigen als eigene Hard- oder Software erworben und genutzt werden oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination beider Systeme betrieben werden.

Digitalisierung von Belegen

In RZ 130 wird die Digitalisierung von Belegen durch mobile Endgeräte nunmehr ausdrücklich anerkannt.
Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 AO).
Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt sind. Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (z.B. volltextrecherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.
Auch im Ausland steht § 146 Absatz 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).

Buchführung im Ausland

Wird die Buchführung antragsgemäß ins Ausland verlagert (§ 146 Abs. 2a AO) und erfolgt in diesem Zusammenhang eine bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat dann zeitnah zu erfolgen (RZ 136).

Konvertierung von Unterlagen

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen (RZ 135).
Die Aufbewahrung der konvertierten Fassung allein ist jedoch ausreichend, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.