Finanzgerichtsurteil zur Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches 

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Finanzgerichtsurteil zur Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuches 

Hohe Anforderungen an ein Fahrtenbuch, auch in elektronischer Form

Das niedersächsische Finanzgericht hat sich mit der Anerkennung von betrieblichen Fahrten, die durch ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen werden sollen, beschäftigt und im Urteil vom 23.01.2019 entschieden (Az 3 K 107/18), dass das unmittelbare technische Festhalten der Fahrtwege eines betrieblich genutzten Fahrzeuges nicht den Anforderungen an ein Fahrtenbuch entspricht, da auch die Fahrtgründe erkennbar gemacht werden und zeitnahe, ordnungsgemäße Aufzeichnungen erfolgen müssen. 

Leitsatz: 

Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Sachverhalt:

Der Kläger ist Alleingesellschafter einer UG und erzielt als dort angestellter Geschäftsführer Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Die UG stellt dem Kläger einen (geleasten) Dienstwagen zur Verfügung, der ebenfalls für Privatfahrten genutzt werden darf. Hierfür wurden dem Kläger ein monatlich lohnsteuerpflichtiges Zusatzentgelt von pauschal 400 Euro berechnet. Das Fahrzeug war dabei mit einer sogenannten Telematiklösung ausgestattet, die unter anderem auch ein elektronisches Fahrtenbuch integriert hat. Diese Telematiklösung verfügt über ein GPS-System, welches anhand von Mobilfunkdaten die Positionen und Bewegungsdaten des Fahrzeuges aufzeichnet und aus diesen Daten ein Fahrtenbuch erstellt. Diese Hardware ist im PKW nicht fest eingebaut worden, sondern wurde über ein Überbrückungssystem im Fahrzeug angedockt.  Für die Telematiklösung wird ein Online Zugang mit entsprechender Software zur Verfügung gestellt, sodass der Nutzer mehrere Fahrzeuge anlegen und wiederkehrende Fahrtstrecken definieren kann (beispielsweise als Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte). Für die aufgezeichneten Fahrten kann der Nutzer vorgefertigte und auch individuelle Fahrtzwecke angeben. Die Daten sind dabei grundsätzlich änderbar, soweit der Nutzer die Daten nicht durch eine abschließende Bearbeitung festschreibt. Um eine unveränderbare Festschreibung vorzunehmen, muss der Kilometerstand des PKW eingetragen werden, den die Software mit dem errechneten Stand abgleicht. Weicht der per GPS aufgezeichnete und rechnerisch ermittelte Kilometerstand von dem tatsächlichen mehr als fünf Prozentpunkte ab, so wird eine fiktive Privatfahrt vom System angenommen, die noch bearbeitet werden kann. Aus den elektronisch aufgezeichneten Daten kann eine nicht änderbare PDF Datei erzeugt werden. Bei der durchgeführten Lohnsteueraußenprüfung wurde das Fahrtenbuch in Form der elektronischen PDF-Dateien vorgelegt. Hier wurden Mängel festgestellt, da die Kilometerstände laut elektronischem Fahrtenbuch teils im höheren vierstelligen Bereich von den Kilometern laut Werkstattrechnungen abwichen. Innerhalb der geprüften Jahre wurde der Dienstwagen gewechselt, dennoch wurde der elektronisch erfasste Kilometerstand des Vorfahrzeuges fortgeführt. Die Lohnsteueraußenprüfung erkannte das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an und versteuerte die private KFZ Nutzung für den Kläger entsprechend der 1% Regelung. Gegen die aufgrund der Prüfung erfolgten Änderungen der Einkommensteuerbescheide richtet sich die Klage. Der Kläger begründet, dass ein dreimaliges Abweichen der Kilometerstände laut Werkstattrechnung und Fahrtenbuch nicht ausreicht - vor allem in Hinblick auf das Verhältnis der gesamten Fahrtleistung zur Abweichung, um die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches zu versagen. Zudem seien lediglich in einem Prüfungsjahr Abweichungen festgestellt worden; in den anderen Jahren wäre lediglich der alte Kilometerstand für den neuen Dienstwagen fortgeführt worden. Der Lohnsteueraußenprüfung sei es nach Auffassung des Klägers möglich gewesen, den Kilometerstand des neuen Wagens rechnerisch anhand der aufgezeichneten Fahrten nachzuprüfen. Zudem seien die Fahrten per GPS- System so aufgezeichnet worden, dass eine Manipulation nicht möglich gewesen sei und ein ständiger Abgleich zwischen Kilometerstand des Fahrtenbuches und Tachos nicht notwendig erscheint. Der Kläger beantragt die Berücksichtigung der privaten Fahrten laut Fahrtenbuch statt der 1% Versteuerung. Der Beklagte- das Finanzamt – hält daran fest, dass das Fahrtenbuch nicht den ordnungsgemäßen Aufzeichnungen entspricht, da die Abweichungen der Kilometerstände nicht erklärbar seien und mangels Abgleich der Kilometerstände durch den Kläger nicht nur ein reiner Fortsetzungsfehler vorliegt.


Aus den Gründen

Die Klage ist nach Ansicht des Finanzgerichtes unbegründet. Nach ständiger Rechtsprechung des BFH führt die Überlassung eines Dienstwagens vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zur privaten Mitbenutzung zu einer Vorteilszuwendung und damit zu einem Zufluss von Arbeitslohn nach §19 EStG. Soweit der Vorteil durch die Überlassung des Fahrzeugs zu betrieblichen und auch privaten Zwecken feststeht, hat eine Bewertung entweder anhand der 1% Methode oder alternativ mit der Fahrtenbuchmethode zu erfolgen (§8 Abs.2 S. 2-5 EStG i.V.m. §6 Abs.1 Nr. 4 S.2 EStG). Der Wert der privaten Nutzung kann durch das Verhältnis von privaten Fahrten zu den Gesamtfahrten und Aufwendungen nur dann ermittelt werden, wenn diese anhand eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch aufgezeichnet werden. Die Begrifflichkeit des ordnungsgemäßen Fahrtenbuches ist gesetzlich zwar nicht weiter bestimmt, jedoch durch BFH-Rechtsprechung insoweit konkretisiert worden, dass die Aufzeichnungen die Vollständigkeit und Richtigkeit gewährleisten müssen. Die materielle Richtigkeit muss anhand des Fahrtenbuches überprüfbar sein. Zudem ist ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form zu führen; nachträgliche Abänderungen müssen ausgeschlossen sein. Die Fahrtgründe bzw. das Fahrziel und das Datum sind festzuhalten. Kleinere Mängel führen nicht zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuches. Bei inhaltlichen Unregelmäßigkeiten kann dieses in Hinblick auf die materielle Richtigkeit und Kilometerangaben jedoch infrage gestellt werden.  Der Kläger hat nach Ansicht des FG nicht nachgewiesen, dass das Fahrtenbuch überhaupt zeitnah und ordnungsgemäß geführt worden ist und die Kilometerstände zum Ende der Fahrten nicht nachgewiesen zu haben. Diese fehlenden Überprüfungen stehen einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch bereits entgegen. Es reicht für eine zeitnahe Aufzeichnung nicht aus, dass die Fahrten per GPS empfangen worden sind. Vielmehr müssen die Angaben entsprechend zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen und die Fahrtgründe etc. benannt werden. Das Programm konnte die Fahrten nur durch Mitwirkung/Angaben des Klägers einem betrieblichen oder privaten Grund zuordnen. Die vorgelegten PDFDateien enthalten keine Vermerke, wann die private bzw. berufliche Zuordnung und wann die Angaben zum Fahrtgrund für die einzelnen Fahrten erfolgten.  Zudem sind die Fahrtenbücher nach Auffassung der Richter schon mangels tatsächlichem Abgleich der Kilometerstände laut Tacho mit den rechnerisch erfassten Kilometern nicht ordnungsgemäß geführt. Der Tachostand der beiden Fahrzeuge ist für den gesamten Prüfungszeitraum damit unbekannt. Dies stellt einen erheblichen Mangel dar, da die Überprüfung der materiellen Richtigkeit mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich ist. Der Kläger hat die Anlässe der Fahrten teilweise nicht zutreffend dokumentiert. So wurden Fahrtunterbrechungen für private Besorgungen entlang der Fahrtstrecke nicht als solche gekennzeichnet. Der Kläger hatte hier in der mündlichen Verhandlung eingeräumt, dass der dienstliche Charakter der Fahrt trotz Zwischenhalt nicht infrage gestellt worden sei und kein privater Anlass vermerkt worden sei. Dies stellt ebenfalls laut Richter des FG ebenfalls eine fehlerhafte Aufzeichnung dar, da die Nutzungsänderung bei der Fahrt zu dokumentieren sei. Dem Gesamtbild nach urteilten die Richter des FG, dass es sich nicht um kleine und zu vernachlässigende Fehler bei der Führung des Fahrtenbuches handelt, sondern die Eintragungen erhebliche Mängel (nicht zeitnah und ordnungsgemäß) und Einzelfehler beinhalten.

Die Entscheidung des Finanzgerichts zeigt, dass die hohen Anforderungen an ein Fahrtenbuch, auch in elektronischer Form, weiterhin bestehen und allein die Verfolgung der Fahrten durch ein GPS-System nicht ausreicht, die Ordnungsmäßigkeit sicherzustellen. Die Richter ließen dabei übrigens offen, ob eine Telematiklösung mit der Funktion eines elektronischen Fahrtenbuches und der Möglichkeit auch Monate später Änderungen und Nacherfassungen über die Online Software vornehmen zu können, überhaupt als elektronisch anzuerkennendes Fahrtenbuch geeignet ist. Nutzer dieser Systeme sollten sich bewusst sein, dass die GPS-Fahrtverfolgung für sich allein nicht als Aufzeichnungsinstrument ausreicht.
Mittlerweile ist das Revision in diesem Verfahren beim BFH anhängig (Az. VI B 25/19). 
 

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