Die neuen GOBD – Buchführung mit sieben Siegeln?

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Die neuen GOBD – Buchführung mit sieben Siegeln?

Bereits am 14.11.2014 hat das BMF ein Schreiben mit dem Titel „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Diese Überschrift ist auf den ersten Blick zwar alles andere als selbsterklärend, das Schlagwort „GoBD“ seitdem jedoch in aller Munde. Denn häufig besteht Verunsicherung bei der Frage, wie restriktiv die Finanzbehörden nun mit diesem Thema bei Prüfungen umgehen werden, welche strukturellen Änderungen im Betrieb des Mandanten unbedingt erforderlich sind und welche Kosten sie verursachen. Andererseits ist natürlich klar, dass durch die immer weiter voranschreitende Digitalisierung in den Betrieben auch die Anforderungen an den Datenzugriff durch die Finanzverwaltung angepasst werden müssen.

Zeitliche Anwendbarkeit

Die Regelungen des BMF-Schreibens sind seit dem 01.01.2015 gültig. Allerdings muss man sagen, dass hierdurch keine neue materielle Rechtsgrundlage geschaffen wurde oder eine Änderung der bisherigen Verwaltungsauffassung eingetreten ist. Vielmehr werden in den GoBD verschiedene BMF-Schreiben zusammengefasst und an die technische Entwicklung angepasst, nämlich die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ vom 16.07.2001, die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ vom 07.11.1995 und die „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ vom 22.01.2009.

Das Wichtigste in Kürze

Wer ist betroffen? 

Die GoBD enthalten Einzelheiten insbesondere zur zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen, zur Buchung von baren und unbaren Erlösen, der Unveränderbarkeit von Buchungen und Daten und zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Sie gelten gleichermaßen für buchführungspflichtige Unternehmen wie auch für Einnahme-Überschuss-Rechner, denn beide sind zur Aufbewahrung von Unterlagen gem. § 147 Abs. 1 AO verpflichtet. Auch die Aufzeichnungspflicht von Betriebseinnahmen nach § 22 UStG gilt unabhängig davon wie der Gewinn ermittelt wird.

Was muss dem Prüfer vorgelegt werden?

Die wohl wichtigste und in der Praxis am schwierigsten umzusetzende Regelung der GoBD ist vermutlich, dass alle Geschäftsvorfälle, die in irgendeiner Art und Weise im Zusammenhang mit der Buchführung stehen lückenlos erfasst und dem Prüfer des Finanzamtes zur Verfügung gestellt werden müssen. Hierzu gehören neben den klassischen Papierbelegen wie Rechnungen, Lieferscheine, Korrespondenzen und Kassenaufzeichnungen natürlich immer häufiger die digitalen Daten eines Unternehmens. Diese finden sich in E-Mails, elektronischen Rechnungen, Warenwirtschaftssystemen, Zeiterfassungsgeräten oder Dokumentmanagementsystemen. Alles, was einen Bezug zur Buchführung hat und für die Erstellung des Jahresabschlusses von Bedeutung sein kann, muss also aufbewahrt und auf Verlangen dem Prüfer des Finanzamtes zur Verfügung gestellt werden - und zwar ebenfalls in elektronischer Form.

Daten müssen revisonssicher sein

Die elektronischen Daten aus diesen sog. Vor- und Nebensystemen müssen revisionssicher sein, das heißt, dass das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers die Gewähr dafür bieten muss, dass die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführten Informationen (Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung) nicht unterdrückt und ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (Rz. 107 ff des BMF-Schreibens). Das Überschreiben oder Löschen von Stammdaten, Rechnungsnummern und anderen relevanten Daten muss also auf jeden Fall ausgeschlossen sein. Häufig sind in den Unternehmen noch einfache Office-Lösungen oder Branchenprogramme im Einsatz, die sicher nicht die Voraussetzungen für eine solche revisionssichere Speicherung erfüllen. Hier sollte unbedingt mit den Softwareanbietern Kontakt aufgenommen werden.

Nach den Regelungen der GoBD reicht es außerdem nicht aus, digitale Daten auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. Digitale Daten müssen digital aufbewahrt und sogar digital kontiert werden, denn sie gelten gerade nicht als Papierbeleg. Umgekehrt wird sich in vielen Unternehmen daher nunmehr die Frage stellen, ob es nicht einfacher ist, noch vorhandene Papierbelege zu digitalisieren und aufzubewahren. Hierzu und auch zu der Frage des sog. ersetzenden Scannens enthält das BMF-Schreiben ebenfalls konkrete und sehr detaillierte Regelungen.

Geschäftsvorfälle müssen zeitgerecht erfasst werden

Das BMF-Schreiben enthält darüber hinaus auch umfangreiche Regelungen zur zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen. Hier gilt folgendes:

Kasseneinnahmen und – ausgaben müssen täglich festgehalten werden. Dies ist keine wirkliche Neuigkeit und wird von der Finanzverwaltung schon immer so erwartet. Tägliche Kassenberichte und Eintragungen im Kassenbuch sind gerade in bargeldintensiven Branchen obligatorisch und haben sich in der Praxis mittlerweile durchgesetzt. Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen aufzuzeichnen und gegen Verlust zu sichern, bei Vorgängen, die kreditorisch gebucht werden, sind innerhalb von 8 Tagen zu erfassen. Die Buchung der baren und unbaren Vorgänge hat spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats zu erfolgen. Es kommt also darauf an, dass in der Praxis geeignete Maßnahmen ergriffen werden, damit diese Fristen nicht versäumt und die Gefahr besteht, dass die Buchführung insgesamt als nicht ordnungsgemäß verworfen wird.

Verfahrensdokumentation ist erforderlich

Und dann gibt es noch den Begriff der Verfahrensdokumentation, der landauf landab für ratlose Gesichter sorgt. Die Pflicht zu Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich daraus, dass Aufzeichnungen nachvollziehbar und nachprüfbar sein müssen und sich diese Grundsätze auch auf alle Bereiche der Datenverarbeitungssysteme beziehen. Die Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD verlangt neben einer allgemeinen Beschreibung eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation. Mittlerweile wurde z.B. durch die Bundessteuerberaterkammer und den Deutschen Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, die hilfreiche Anregungen für die Praxis liefern kann. Ferner ist zu beachten, dass gerade bei dem Thema Verfahrensdokumentation auch die Betriebsgröße eine Rolle spielen muss. Hierbei sollte mit Augenmaß vorgegangen werden.

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GoBD – Grundsätze und Prozesse in der Praxis