Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

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Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

Wer von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt bekommt oder wer als Unternehmer einen Firmenwagen nutzt weiß, dass die Versteuerung des privaten Nutzungsanteils ein erheblicher Kostenfaktor sein kann. Bei Fahrzeugen mit überschaubaren Bruttolistenpreis mag es keinen allzu großen Unterschied machen, ob die Berechnung pauschal nach der 1% Regelung erfolgt oder nach den tatsächlich anfallenden Kosten. Wer aber ein hochpreisiges Fahrzeug nutzen darf, wird schnell feststellen, dass die Anwendung der 1% Regelung zwar praktisch und zeitsparend, der zu versteuernde geldwerte Vorteil aber sehr hoch sein kann und unter Umständen sogar zu einem unzutreffenden Ergebnis führt. Ein ähnliches Bild ergibt sich bei der Nutzung von älteren Fahrzeugen, bei denen neben außerplanmäßigen Reparaturen meist nur noch geringe laufende Kosten anfallen, die gewinnmindernd berücksichtigt werden können. Auch bei diesen Fahrzeugen ist bei der Berechnung des pauschalen Nutzungswerts der Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen. Der geldwerte Vorteil liegt in diesen Fällen teilweise über den tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten.

Wer den geldwerten Vorteil nach den tatsächlich für die private Nutzung anfallenden Fahrzeugkosten ermitteln will, sollte aber wissen, dass die Finanzämter in diesem Zusammenhang ausschließlich ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkennen. Weder Schätzungen noch andere Aufzeichnungen (z.B. für einen repräsentativen Zeitraum) reichen hier aus.

Die Rechtsprechung ist bei diesem Thema mittlerweile eindeutig. Der Gesetzgeber darf zur Verfahrensvereinfachung eine pauschale Wertermittlung zulassen. Einzige Vorgabe: der zu versteuernde geldwerte Vorteil ist auf die tatsächlich anfallenden Kosten zu beschränken (sog. „Kostendeckelung“). 

Wer sich also mit dieser Regelung nicht abfinden kann, muss ein Fahrtenbuch führen – und hier gibt es einiges zu beachten.

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch wird von den Finanzämtern anerkannt, wenn Datum und Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder betrieblich bzw. beruflich veranlassten Fahrt einschließlich des Gesamtkilometerstandes vollständig und fortlaufend angegeben werden. Ferner sind Angaben zum Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner erforderlich. Hierbei sind die genaue Zieladresse und der Name des Geschäftspartners anzugeben (BFH vom 01.03.2012, VI R 33/10).
Die Aufzeichnungen müssen zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Eine Lose-Blatt-Sammlung ist nicht zulässig (BFH vom 10.04.2008, VI R 38/06). Handschriftliche Aufzeichnungen müssen gut lesbar sein. Es genügt hierbei nicht, wenn nur der Fahrzeughalter seine Aufzeichnungen lesen kann (BFH vom 14.03.2012, VIII B 120/11).

Das Fahrtenbuch muss für das ganz Jahr geführt werden. Es reicht nicht aus, wenn die Aufzeichnungen nur für einen repräsentativen Zeitraum vorhanden sind. Eine solche Vereinfachung ist allenfalls für Zwecke des Vorsteuerabzugs denkbar.
Die Aufzeichnungen müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Dazu eignen sich u.a. Angaben in Werkstattrechnungen und TÜV-Berichten. Um unliebsame Überraschungen bei einer späteren Überprüfung zu vermeiden, sollte der Fahrzeughalter bei Reparaturannahme in der Werkstatt darauf achten, dass die eingetragenen Kilometerstände auch zutreffend sind.

Geringfügige Mängel sind durch die Finanzämter zu akzeptieren

Es gibt keine festen Regelungen, welche Mängel gering und unschädlich sind. Insgesamt darf sich ein Fehler im Fahrtenbuch aber nur unwesentlich auf das Gesamtergebnis des Fahrtenbuchs auswirken, z.B. wenn eine einzelne Tankfahrt nicht eingetragen wurde oder die Kilometerstände im Fahrtenbuch und die laut Werkstattrechnung geringfügig differieren. Auch geringe Mängel dürfen sich nicht häufen. Ist das Fahrtenbuch aber insgesamt schlüssig, müssen es die Finanzämter auch trotz geringer Mängel anerkennen und der Besteuerung zu Grunde legen (BFH vom 10.04.2008, VI R 38/06, FG Düsseldorf vom 07.11.2008, 12 K 4479/07 E).

Das elektronische Fahrtenbuch

Das Führen von Papierfahrtenbüchern ist aufwendig und ganz sicher nicht mehr zeitgemäß. Daher setzen sich immer mehr elektronische Systeme am Markt durch, die den lästigen Papierkram im Auto ersetzen sollen. Es gibt festeingebaute Systeme der Hersteller, bei denen die Fahrzeugdaten automatisch übernommen werden. Andere Systeme werden nachträglich eingebaut. Sie greifen wie ein Navigationsgerät GPS-Daten ab. Die Bedienung erfolgt am Gerät selbst oder über eine entsprechende Smartphone-APP. Der Fahrer des Dienstwagens muss bei Fahrtantritt nur noch entscheiden, ob die Fahrt, die er gerade tätigt, dienstlich oder beruflich ist. 

Aber egal, ob das Fahrtenbuch elektronisch oder klassisch in Papierform geführt wird: die Anforderungen bleiben dieselben. 

Um Manipulationen bei elektronischen Fahrtenbüchern von vornherein auszuschließen, sind ohnehin nur solche Systeme steuerlich zugelassen, bei denen eine nachträgliche Veränderung der elektronischen Daten ausgeschlossen ist bzw. bei denen nachträgliche Änderungen erfasst und nachvollziehbar dargestellt werden. Der TÜV zertifiziert zwar mittlerweile Produkte, wenn eine lückenlose Erfassung aller Daten sichergestellt ist und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Dennoch geben die Finanzämter trotz solcher Zertifikate keinen Freifahrtschein. Jedes Fahrtenbuch wird einzeln auf formelle und materielle Richtigkeit überprüft.

Letztlich sind auch alle elektronischen Systeme nur so gut wie ihre Nutzer. Die Sorgfalt bei der Bedienung wird immer der ausschlaggebende Faktor für die Anerkennung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt sein.  

Weiterführendes Wissen und Informationen finden Sie hierzu auch in unserem Seminar:

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