Das häusliche Arbeitszimmer und die steuerrechtliche Sicht auf den Kostenabzug 

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Das häusliche Arbeitszimmer und die steuerrechtliche Sicht auf den Kostenabzug 

Das Homeoffice und die Erledigung von Büroarbeiten im heimischen Arbeitszimmer bergen viele Vorteile. Doch um die anfallenden Kosten für die Einrichtung und Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers auch steuerlich als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen zu können, sind einige Voraussetzungen im Hinblick auf die Lage der Räumlichkeit, die berufliche Tätigkeit und Nutzung und den Mittelpunkt der Tätigkeit zu erfüllen.

Kurze Einführung

Bereits mit dem Jahressteuergesetz 1996, sowie dem Steueränderungsgesetz 2007 wurde der Betriebsausgaben- und Werbungskostenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer betragsmäßig eingeschränkt, sowie die Begrifflichkeit detailliert abgegrenzt. Hier wurde der Abzug von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur noch ermöglicht, soweit das Arbeitszimmer als Mittelpunkt der gesamten betrieblichen/beruflichen Tätigkeit angesehen werden konnte. Aufgrund eines Urteils des Bundesverfassungsgerichtes im Jahr 2010 wurden die Regelungen des Steueränderungsgesetztes zum häuslichen Arbeitszimmer überarbeitet und der § 4 Abs.5 S.1 Nr.6b EStG im Jahressteuergesetz 2010 eingefügt (mit rückwirkender Gültigkeit auf den 1.1.2007). Ab diesem Zeitpunkt sind Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer bis zu einem Betrag von 1.250 Euro abzugsfähig, soweit für die betriebliche/berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Ein uneingeschränkter Abzug ist danach weiterhin möglich, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen/betrieblichen Tätigkeit darstellt.

Begriff und Abgrenzung des „Häuslichen Arbeitszimmers“

Im Einkommensteuergesetz wird die Begrifflichkeit des häuslichen Arbeitszimmers nicht definiert, jedoch gehen Finanzverwaltung und Rechtsprechung hierbei von einer Räumlichkeit im häuslichen, privaten Bereich aus, die aufgrund seiner Belegenheit, Funktion und Ausstattung (nahezu fast) ausschließlich zu beruflichen oder betrieblichen Zwecken genutzt wird. Die Zuordnung zur häuslichen oder außerhäuslichen Sphäre ist entscheidend für die Frage der Abzugsbeschränkung, denn diese gilt nur für das häusliche Arbeitszimmer. Die Beurteilung, in welchen wohnlichen Bereich das Arbeitszimmer einzuteilen ist, wurde schon in einigen Einzelfällen durch die Rechtsprechung geprüft. So handelt es sich beispielsweise bei einem Kellerraum, der dem privat bewohnten Einfamilienhaus angegliedert, jedoch nicht direkt mit der Wohnung per Durchgangstür verbunden ist, auch um ein Arbeitszimmer in häuslicher Sphäre (vgl. BFH v. 30.01.2014, Az. VI B 125/13). Gleiches gilt für Büroräume in einem sonst privat genutzten Einfamilienhaus eines Freiberuflers- beispielsweise eines Arztes oder Rechtsanwaltes, soweit die sonstigen Voraussetzungen eines Arbeitszimmers erfüllt werden (vgl. BFH v. 04.01.2012 Az. VIII B 186/10). Dagegen ist ein Büroraum im Erdgeschoss des privaten Hauses, der aufgrund der Bauart nicht in direkter Verbindung mit dem privat genutzten Teil steht und für fremde Dritte (Kunden, Angestellte) zugänglich ist als außerhäusliches Arbeitszimmer anzusehen- hier gilt damit keine Abzugsbeschränkung nach §4 Abs.5 S.1 Nr. 6b EStG. Liegt ein außerhäusliches, betrieblich genutztes Arbeitszimmer vor, so sind die Aufwendungen hierfür (ohne Deckelung auf max. 1.250 Euro) als Betriebsausgaben (ggf. auch Werbungskosten) abziehbar. 

Voraussetzungen für den Betriebsausgaben- und Werbungskostenabzug

Ist das betrieblich/beruflich genutzte Büro der privaten Sphäre zuzuordnen (=häusliches Arbeitszimmer), sind für die Abzugsfähigkeit von Aufwendungen zudem noch weitere Voraussetzungen zu beachten. 

(Nahezu) ausschließlich betriebliche/berufliche Nutzung: Das Büro muss nach objektiver Anschauung einen betrieblichen/beruflichen Nutzungszweck erfüllen und entsprechend eingerichtet sein. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass ein Arbeitszimmer mit Büromöbeln für den entsprechenden Bedarf ausgestattet ist. Je nach Tätigkeitsbereich ist es auch nicht notwendig die Räumlichkeit zwingend mit einem Schreibtisch o.ä. auszustatten, denn auch ein Archivzimmer zur Aufbewahrung und Sichtung von Unterlagen für Vorbereitungsarbeiten oder auch ein Übungszimmer für Musiker können als häusliches Arbeitszimmer angesehen werden. 

Räumliche Trennung zu privatem Bereich: Der Büroraum muss getrennt von den sonstigen privat genutzten Räumlichkeiten liegen. Bei einem Arbeitszimmer, das sowohl als privates Wohnzimmer als auch als Büro genutzt wird, ist der private Nutzungsumfang nicht nur von untergeordneter Bedeutung und somit sind Aufwendungen für einen solchen Raum nicht abziehbar (vgl. zum Beispiel BFH v. 22.03.2016 Az. VIII R 10/12 und 17.02.2016, Az. X R 32/11). Auch ein Durchgangszimmer oder eine im Schlafbereich eingerichtete Arbeitsecke ist mangels deutlicher Raumtrennung nicht als Arbeitszimmer einzuordnen. 

Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten beruflichen/betrieblichen Tätigkeit: Das Arbeitszimmer ist dann als Mittelpunkt der Gesamttätigkeit anzusehen, wenn die inhaltlichen Schwerpunkte der Tätigkeit einen Großteil der Arbeit in dieser Räumlichkeit ausmachen. Dabei ist nicht nur auf den zeitlichen Nutzungsumfang abzustellen- denn auch eine Tätigkeit im Büro und Außendienst kann grundsätzlich als Tätigkeitsschwerpunkt den häuslichen Arbeitsplatz bilden. Es ist somit in erster Linie maßgebend, dass die ausgeübte Bürotätigkeit die entscheidende Bedeutung für die gesamte Tätigkeit innehat. Im Laufe der Zeit wurden durch den BFH einige Fragen nach dem Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit entschieden- so sind bei Lehrern, Hochschullehrern oder Handelsvertretern, die zum Großteil im Außendienst arbeiten das Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Tätigkeit verneint worden. Diese Entscheidungen des BFH sind je nach Einzelfall beurteilt worden, jedoch lassen sich die Entscheidungsgründe des BFH trotz allem oftmals auf ähnliche Tätigkeitsfelder übertragen. Soweit das Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Tätigkeit anzusehen ist, ist ein Abzug der Kosten (wie beim außerhäuslichen Arbeitszimmer) in voller Höhe möglich.

Ein anderer Arbeitsplatz steht nicht zur Verfügung: Stellt sich nach der Beurteilung der Gesamttätigkeit heraus, dass das Arbeitszimmer zwar alle Anforderungen der räumlichen Trennung und der beruflichen/betrieblichen Nutzung erfüllt, jedoch nicht als Mittelpunkt der Tätigkeit angesehen werden kann, so ist abschließend zu klären, inwieweit ein Arbeitsplatz neben dem Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Unter dem Begriff des Arbeitsplatzes kann ein Arbeitsort, der zur Erledigung der Büroarbeiten geeignet und entsprechend ausgestattet ist, fallen. Dieser muss in entsprechendem Umfang für die Tätigkeiten auch konkret nutzbar sein (z.B. Größe, Lage und Ausstattung, Verfügbarkeit/Zugang zum Büro müssen die Tätigkeitsausübung ermöglichen). So fällt unter den Begriff des Arbeitsplatzes nicht das Lehrer- oder Gemeinschaftszimmer von (Hochschul-)Lehrern- hier fehlt es an einem geeigneten, eigenen Schreibtisch als Arbeitsplätzen für die Vor-und Nachbereitungen des Unterrichts, sodass die Notwendigkeit eines häuslichen Arbeitsplatz mangels anderem Arbeitsplatz gegeben ist. Gleiches gilt für beispielsweise KiTa-Leiterinnen, wenn diese in der Tagesstätte nur einen Mitarbeiterraum, nicht aber einen eigenen Arbeitsplatz/Büro zur Verfügung haben. 

Zu beachten ist demgegenüber, dass Poolarbeitsplätze in Großraumbüros auch als Arbeitsplatz angesehen werden, wenn in dem Büro ein Schreibtischquartier persönlich zugeordnet worden ist - hier ist somit ein anderer Arbeitsplatz gegeben und damit der Abzug von Kosten für ein zusätzliches Heimarbeitszimmer ausgeschlossen. Steht jedoch wie bei Dozenten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, so ist ein Abzug der Kosten für das häusliche Arbeitszimmer von maximal 1.250 Euro möglich. (§4 Abs.5 S.1 Nr.6b S.2 und 3 EStG).

Welche Kosten können Sie geltend machen?

Unter die möglichen Kosten fallen hier die Miete, Energiekosten, Reinigungskosten; Grundsteuer, Erhaltungsaufwendungen, Müllabfuhr- und Schornsteinfegerabgaben, sowie Abschreibung für Abnutzung und Darlehenszinsen bei einem außerhäuslichen Arbeitszimmer im Eigentum. Soweit ein häusliches Arbeitszimmer in einer gemieteten Wohnung genutzt wird, sind die gesamten Wohnungskosten (Warmmiete, Abgaben etc.) entsprechend der auf das Arbeitszimmer entfallenden Nutzungsfläche aufzuteilen. Auch Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände wie Fenstervorhänge, Möbelstücke und Lampen sind hierbei abzugsfähig. Zu beachten ist, dass Luxusgüter (z.B. hochwertige Gemälde, Skulpturen etc.) zur Dekoration des Arbeitszimmers dienen, nicht zu notwendigen Einrichtungsgegenständen, sondern zum nicht als Kosten abzugsfähigen Bereich der privaten Lebensführung (§12 Nr.1 EStG) zählt. 

praxis-tipp.pngHinweis: Wird das Arbeitszimmer nicht ganzjährig, sondern nur für einen Teil des Jahres genutzt, so sind auch nur anteilig für jeden Nutzungsmonat die Kosten geltend zu machen (z.B. bei Berufsbeginn am 1.7. dann 6 Monate). Der Höchstbetrag von 1.250 Euro muss dagegen nicht auf die entsprechenden Nutzungsmonate aufgeteilt werden, sondern gilt pro Jahr unabhängig von einer ganzjährigen oder unterjährigen Nutzung.

praxis-tipp.pngHinweis: Soweit im Rahmen einer Gewinnermittlung die Kosten des Arbeitszimmers als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, sind die Aufzeichnungspflichten des §4 Abs.7 EStG zu beachten.

Wie Sie Aufwendungen aus weiteren Bereichen wie zum Beispiel im Zusammenhang mit Fortbildungen und Dienstreisen geltend machen können, wird Ihnen im Seminar „Reisekosten Update“ detailliert erläutert.

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