BMF-Schreiben vom 11.07.2019: GoBD werden neu gefasst

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BMF-Schreiben vom 11.07.2019: GoBD werden neu gefasst

Das BMF hat mit Schreiben vom 11.07.2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003:001) die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen und elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) neu gefasst. Vorausgegangen waren Anhörungen von Verbandsvertretern und Wirtschaft, aus deren Reihen die nun erfolgten Änderungen angeregt worden waren. Der fortschreitenden Digitalisierung in den Unternehmen soll mit der Neufassung Rechnung getragen werden.

Cloud-Lösungen sind akzeptiert

Nach Randziffer (RZ) 20 kommt es nicht darauf an, ob die im Unternehmen genutzten Datenverarbeitungssysteme vom Steuerpflichtigen als eigene Hard- oder Software erworben und genutzt werden oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination beider Systeme betrieben werden.

 

 

Digitalisierung von Belegen

In RZ 130 wird die Digitalisierung von Belegen durch mobile Endgeräte nunmehr ausdrücklich anerkannt. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 AO). Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt sind. Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (z.B. volltextrecherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen. Auch im Ausland steht § 146 Absatz 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).

Buchführung im Ausland

Wird die Buchführung antragsgemäß ins Ausland verlagert (§ 146 Abs. 2a AO) und erfolgt in diesem Zusammenhang eine bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat dann zeitnah zu erfolgen (RZ 136).

Konvertierung von Unterlagen

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen (RZ 135). Die Aufbewahrung der konvertierten Fassung allein ist jedoch ausreichend, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Fazit

Weitreichende Veränderungen hat das neue BMF-Schreiben sicher nicht gebracht. Es ist aber gut, dass die alten Regelugen an die immer weiter voranschreitende Digitalisierung angepasst und Antworten für ganz alltägliche Problemstellungen geliefert wurden. Aus diesen Gründen wird eine Anpassung auch in Zukunft immer wieder erforderlich sein. 
 

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